Outsourcing działu przetargowego polega na uzgodnionym przekazaniu zadań związanych z wyszukiwaniem i obsługą postępowań zewnętrznemu zespołowi. Jego sens nie sprowadza się do „oddania dokumentów”. Dobrze zaplanowana współpraca określa, kto analizuje wymagania, pozyskuje dane, pilnuje terminów i zatwierdza treść. Firma nadal potrzebuje osoby podejmującej decyzje biznesowe i potwierdzającej możliwości realizacji.
Określ problem, który chcesz rozwiązać
Jedna firma traci czas na przeglądanie ogłoszeń, druga na kompletowanie załączników, a trzecia na koordynację kilku równoległych ofert. Zakres usługi powinien odpowiadać rzeczywistej przeszkodzie. Jeśli największym problemem jest brak kalkulacji technicznej, samo przekazanie administracji nie rozwiąże opóźnień.
Spisz przebieg ostatniego postępowania i wskaż miejsca oczekiwania: na dane, decyzję, dokument lub podpis. To lepszy punkt wyjścia do rozmowy o współpracy niż ogólne oczekiwanie, że zewnętrzny partner „zrobi wszystko”.
Ustal zadania i wynik każdego etapu
Można rozdzielić monitoring, kwalifikację, analizę, checklistę, przygotowanie formularzy i kontrolę końcową. Dla każdego etapu określ rezultat: listę ogłoszeń, kartę decyzji, rejestr pytań albo paczkę do zatwierdzenia. Uzgodnij także, co pozostaje poza usługą, na przykład specjalistyczna kalkulacja, uzyskanie dokumentów od instytucji czy określone konsultacje.
Nie oddawaj odpowiedzialności za dane bez weryfikacji
Wykonawca potwierdza doświadczenie, personel, dostępność produktów i cenę. Zespół zewnętrzny może uporządkować te dane i przygotować projekt, ale nie powinien domyślać się brakujących faktów. Ustal prostą ścieżkę akceptacji oraz osobę, która może wiążąco zatwierdzić ustalenia po stronie firmy.
Przykład organizacyjny: oferta czeka na decyzję właściciela o wydłużonej gwarancji. Jeżeli nie określono terminu akceptacji, nawet sprawnie przygotowany komplet dokumentów pozostaje niewysyłalny. Harmonogram odpowiedzi klienta jest więc częścią procesu.
Mierz jakość współpracy
Sprawdzaj trafność przekazywanych zamówień, terminowość etapów, liczbę braków ujawnionych przed podpisem i czas potrzebny na decyzję. Sam wskaźnik wygranych zależy także od ceny, konkurencji i oferty firmy. Ocena outsourcingu powinna obejmować elementy, na które dany model współpracy rzeczywiście wpływa.
bidway.pl/ i BIDWAY.pl pełnią różne role
bidway.pl/ jest narzędziem do samodzielnej pracy z dopasowaniem, analizą i projektami dokumentów. Outsourcing działu przetargowego BIDWAY.pl to oferta wsparcia usługowego według uzgodnionego zakresu. Obie strony należą do rodziny BIDWAY, lecz wybór sposobu pracy zależy od potrzeb przedsiębiorstwa.
Od czego zacząć rozmowę o outsourcingu?
Przygotuj profil działalności, liczbę równoległych ofert, sposób kalkulacji i listę zadań wymagających wsparcia. Dzięki temu można uzgodnić konkretny zakres, odpowiedzialność oraz zasady rozliczenia bez obietnic oderwanych od realnej organizacji firmy.
Powiązane poradniki
- Własny dział przetargowy czy outsourcing?
- bidway.pl/ i BIDWAY.pl: platforma i usługa
- Przetargi jako kanał sprzedaży dla firmy