Wyobraźmy sobie trzy firmy.

Pierwsza oferuje 410 000 zł.

Druga 425 000 zł.

Trzecia 448 000 zł.

Pierwsza wygląda jak naturalny zwycięzca.

Ale jej oferta została złożona trzy minuty po terminie.

Cena przestaje mieć znaczenie.

Aktualny art. 226 Pzp wymienia szereg przesłanek odrzucenia oferty. Wśród nich znajduje się złożenie oferty po terminie, oferta wykonawcy niespełniającego warunków, niezgodność z wymaganiami zamówienia czy błędy dotyczące ceny.

Błąd nr 1: termin traktowany jako orientacyjny

Termin 10:00 oznacza 10:00.

Nie:

„około dziesiątej”.

„wyślemy chwilę po”.

„przecież plik ładował się wcześniej”.

Systemy elektroniczne nie oceniają intencji.

Dlatego BIDWAY przygotowując ofertę powinien dążyć do finalizacji z wyprzedzeniem.

Ostatnie minuty są od awarii internetu, problemu z podpisem albo błędu platformy.

Nie od rozpoczynania procesu.

Błąd nr 2: zły podpis

Oferta może być kompletna, ale jeżeli jej forma nie odpowiada wymogom ustawowym lub dokumentacji, problem staje się fundamentalny.

W postępowaniach Pzp forma podpisu zależy m.in. od wartości postępowania. Aktualny komentarz UZP do art. 63 wskazuje, że w postępowaniach poniżej progów unijnych zastosowanie mogą mieć kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty, natomiast dla postępowań równych lub przekraczających progi unijne oferta wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dlatego „podpisaliśmy PDF” nie jest wystarczającym opisem.

Trzeba wiedzieć czym, przez kogo i w jakiej formie.

Błąd nr 3: oferta nie odpowiada OPZ

Firma oferuje model produktu bardzo podobny do wymaganego.

Różnica?

Jeden parametr.

Dla handlowca bez znaczenia.

Dla Zamawiającego wymaganie minimalne.

Wtedy najniższa cena nie pomaga.

Treść oferty musi odpowiadać warunkom zamówienia. UZP wskazuje, że art. 226 obejmuje niezgodność świadczenia wykonawcy z wymaganiami dotyczącymi m.in. zakresu, ilości, jakości czy sposobu realizacji.

Błąd nr 4: cena policzona inaczej niż wymaga formularz

Najczęstszy problem nie zawsze polega na zwykłym błędzie matematycznym.

Firma może:

• pominąć pozycję,
• zastosować niewłaściwą stawkę,
• wycenić inną jednostkę,
• pomylić netto z brutto,
• nie uwzględnić kosztu wymaganego w cenie ryczałtowej.

Nie każdą nieprawidłowość można poprawić.

Aktualny komentarz UZP rozróżnia oczywiste omyłki rachunkowe od błędów w obliczeniu ceny, które mogą prowadzić do odrzucenia.

Błąd nr 5: brak kontroli formularzy

Czasami najdroższy błąd jest banalny.

Jedna strona Excela.

Jedna niezaznaczona opcja.

Jedno niewypełnione pole, które wpływa na kryterium.

Dlatego kontrola oferty powinna odbywać się na podstawie checklisty, a nie pamięci osoby przygotowującej dokumenty.

Błąd nr 6: nieuwzględnienie zmian

Przedsiębiorca pobiera dokumentację w poniedziałek.

Przygotowuje ofertę przez tydzień.

W środę Zamawiający publikuje poprawiony załącznik.

Firma wysyła starą wersję.

Problem nie wynika z braku kompetencji w branży.

Wynika z braku monitoringu postępowania.

Błąd nr 7: niewłaściwa osoba podpisuje ofertę

Spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie.

Dokument podpisał jeden.

Albo ofertę składa pracownik handlowy bez właściwego pełnomocnictwa.

Dlatego przed podpisaniem trzeba zweryfikować reprezentację oraz zakres umocowania.

Błąd nr 8: założenie, że wszystko da się uzupełnić później

Nie każdy brak jest naprawialny.

To bardzo ważne.

Przedsiębiorcy często słyszą, że „Zamawiający przecież wezwie do uzupełnienia”.

Czasami wezwie.

Czasami przepisy pozwalają na konkretną czynność.

Ale oferta sama w sobie ma określone elementy, których brak lub niezgodność może być nieodwracalna.

Nie należy budować strategii na późniejszym ratowaniu dokumentacji.

Kontrola przed złożeniem

Przed finalną wysyłką BIDWAY powinien odpowiedzieć na serię prostych pytań:

Czy to aktualne formularze?

Czy wszystkie wymagane pozycje są wycenione?

Czy dokumenty z ofertą są załączone?

Czy właściwa osoba podpisuje?

Czy podpis jest prawidłowy?

Czy wadium jest skuteczne?

Czy parametry produktu odpowiadają wymaganiom?

Czy termin jeszcze nie został zmieniony?

Czy oferta jest złożona na właściwej platformie?

Dopiero po tej kontroli kliknięcie „Wyślij” jest czynnością techniczną.