Przygotowanie dokumentacji przetargowej

Udział w przetargu to nie tylko przygotowanie ceny i kliknięcie „Złóż ofertę”. W zależności od postępowania wykonawca może być zobowiązany do przygotowania formularzy, oświadczeń, wykazów, pełnomocnictw, dokumentów rejestrowych, referencji, certyfikatów, kart technicznych, zaświadczeń oraz innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań Zamawiającego.

Część dokumentów trzeba złożyć od razu z ofertą. Inne są wymagane dopiero na wezwanie Zamawiającego. Niektóre dokumenty muszą być wystawione w określonym terminie, podpisane w odpowiedni sposób albo przygotowane według wzoru stanowiącego załącznik do dokumentacji postępowania.

Dlatego BIDWAY oferuje usługę przygotowania i kompletowania dokumentacji przetargowej.

Analizujemy postępowanie, wskazujemy dokładnie, czego wymaga Zamawiający, przygotowujemy dokumenty pozostające po naszej stronie i tworzymy dla klienta jasną listę informacji oraz zaświadczeń, które musi nam przekazać.

Nie chodzi o samo wypełnianie formularzy.

Naszym zadaniem jest uporządkowanie całego formalnego procesu przygotowania oferty, tak aby przedsiębiorca wiedział, co trzeba przygotować, kto powinien podpisać dokumenty i do kiedy należy wykonać poszczególne czynności.

Zaczynamy od analizy całej dokumentacji postępowania

Przed przygotowaniem dokumentów sprawdzamy nie tylko ogłoszenie o zamówieniu.

Analizujemy dostępne materiały postępowania, w szczególności:

• specyfikację warunków zamówienia,
• zapytanie ofertowe,
• opis przedmiotu zamówienia,
• formularz ofertowy,
• formularz cenowy,
• projekt umowy,
• wymagane oświadczenia,
• wykazy doświadczenia,
• wymagania dotyczące personelu,
• warunki techniczne,
• dokumenty dotyczące wadium,
• odpowiedzi Zamawiającego na pytania wykonawców,
• zmiany i aktualizacje dokumentacji,
• pozostałe załączniki mające wpływ na przygotowanie oferty.

Dzięki temu możemy ustalić, jakie dokumenty faktycznie są wymagane i na jakim etapie trzeba je przedstawić.

Ustalamy, jakie dokumenty są potrzebne

Wymagania dokumentacyjne mogą być zupełnie inne w każdym postępowaniu.

Jedna oferta może wymagać jedynie formularza cenowego i podstawowego oświadczenia. W innym postępowaniu przedsiębiorca będzie musiał wykazać wieloletnie doświadczenie, określony personel, uprawnienia, sytuację finansową, certyfikaty lub konkretne parametry oferowanego produktu.

Dlatego po analizie dokumentacji dzielimy wymagania w sposób praktyczny.

Wskazujemy przede wszystkim:

• co trzeba złożyć razem z ofertą,
• co może być wymagane dopiero na wezwanie Zamawiającego,
• co dotyczy konkretnej sytuacji wykonawcy,
• jakie dokumenty przygotuje BIDWAY,
• jakie dokumenty musi dostarczyć przedsiębiorca,
• które dokumenty wymagają podpisu,
• które dokumenty muszą być aktualne na określony dzień.

Klient nie musi samodzielnie przeszukiwać kilkudziesięciu stron dokumentacji, żeby znaleźć odpowiedź na pytanie:

„Co dokładnie mam przygotować?”

Dostaje od nas konkretną listę.

Jakie dokumenty możemy przygotować?

Zakres zależy od konkretnego postępowania, ale BIDWAY może wspierać klienta między innymi w przygotowaniu:

• formularza ofertowego,
• formularzy cenowych,
• oświadczeń wymaganych przez Zamawiającego,
• wykazów wykonanych dostaw, usług lub robót budowlanych,
• wykazów osób skierowanych do realizacji zamówienia,
• wykazów sprzętu i potencjału technicznego,
• oświadczeń dotyczących spełnienia warunków udziału,
• oświadczeń dotyczących braku podstaw wykluczenia,
• oświadczeń dotyczących powiązań osobowych i kapitałowych,
• dokumentów dotyczących podwykonawców,
• informacji dotyczących części zamówienia powierzanych podwykonawcom,
• formularzy dotyczących kryteriów pozacenowych,
• oświadczeń sankcyjnych,
• informacji dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa,
• pism i wyjaśnień do Zamawiającego,
• dokumentów dotyczących produktów równoważnych,
• zestawień parametrów technicznych,
• pełnomocnictw potrzebnych do reprezentowania klienta w konkretnym postępowaniu.

Jeżeli Zamawiający udostępnia własny wzór dokumentu, pracujemy na wymaganym formularzu.

Jeżeli dokument trzeba przygotować samodzielnie, opracowujemy jego treść na podstawie wymagań danego postępowania oraz informacji przekazanych przez klienta.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne od klienta?

Nie wszystkie dokumenty można przygotować za przedsiębiorcę.

Część z nich potwierdza fakty dotyczące firmy, jej doświadczenia, pracowników, produktów lub sytuacji formalnej.

W zależności od postępowania możemy poprosić klienta między innymi o:

• KRS lub dane z CEIDG,
• referencje,
• protokoły odbioru,
• faktury lub inne dokumenty potwierdzające wykonane zamówienia,
• zaświadczenie z ZUS lub KRUS,
• zaświadczenie z Urzędu Skarbowego,
• polisę ubezpieczeniową,
• dokumenty finansowe,
• dyplomy i świadectwa,
• uprawnienia pracowników,
• certyfikaty,
• koncesje,
• licencje,
• zezwolenia,
• karty techniczne produktów,
• deklaracje zgodności,
• dokumentację producenta,
• dokumenty potwierdzające autoryzację,
• dokumenty dotyczące sprzętu lub pojazdów,
• informacje potrzebne do przygotowania wykazów doświadczenia,
• dane osób przewidzianych do realizacji zamówienia.

Nie wymagamy jednak od klienta przypadkowego kompletowania wszystkiego „na zapas”.

Najpierw analizujemy konkretne postępowanie, a następnie wskazujemy, co faktycznie będzie potrzebne.

Dokumenty składane z ofertą i dokumenty na wezwanie

To ważne rozróżnienie.

W wielu postępowaniach część dokumentów trzeba złożyć już w momencie składania oferty, natomiast inne Zamawiający może zażądać dopiero od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.

Błąd polega często na dwóch skrajnościach.

Firma albo nie załącza dokumentu, który był wymagany od razu, albo niepotrzebnie przygotowuje rozbudowany komplet dokumentacji, która na tym etapie w ogóle nie była potrzebna.

BIDWAY analizuje wymagania i wskazuje przedsiębiorcy właściwy moment przygotowania każdego dokumentu.

Dzięki temu proces jest bardziej uporządkowany i nie generuje niepotrzebnej pracy.

Pilnujemy aktualności dokumentów

W przetargach samo posiadanie dokumentu może nie wystarczyć.

Zamawiający może określić, że dokument musi być wystawiony nie wcześniej niż:

• 30 dni przed terminem składania ofert,
• 3 miesiące przed jego złożeniem,
• 6 miesięcy przed jego złożeniem,

lub wskazać inny termin obowiązywania.

Dotyczyć może to między innymi dokumentów rejestrowych, zaświadczeń urzędowych oraz innych środków dowodowych.

Dlatego przy kompletowaniu dokumentacji sprawdzamy nie tylko, czy firma posiada odpowiedni dokument, ale również, czy w konkretnym postępowaniu jest on nadal aktualny.

Sprawdzamy sposób podpisania dokumentów

Coraz większa część postępowań jest prowadzona elektronicznie.

To oznacza, że znaczenie ma również forma dokumentu i sposób jego podpisania.

W zależności od postępowania mogą być wymagane między innymi:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany,
• podpis osobisty,
• dokument elektroniczny,
• elektroniczna kopia dokumentu,
• odpowiednio poświadczone cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego.

Analizujemy wymagania konkretnego postępowania i wskazujemy, które dokumenty, przez kogo i w jaki sposób powinny zostać podpisane.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy ofertę składa spółka reprezentowana przez kilka osób albo gdy BIDWAY działa jako pełnomocnik.

Pełnomocnictwo do postępowania

Jeżeli klient chce przekazać BIDWAY formalną obsługę procesu, możemy przygotować pełnomocnictwo dostosowane do konkretnego postępowania.

Pełnomocnictwo może obejmować wyłącznie czynności potrzebne do przygotowania i przeprowadzenia procesu ofertowego, między innymi:

• komunikację z Zamawiającym,
• składanie pytań,
• przekazywanie dokumentów,
• składanie wymaganych oświadczeń,
• przygotowanie i złożenie oferty,
• przekazywanie wyjaśnień i uzupełnień – jeżeli są dopuszczalne,
• wykonywanie innych wskazanych czynności formalnych.

Zakres pełnomocnictwa dostosowujemy do konkretnego postępowania.

BIDWAY nie podejmuje bez zgody klienta decyzji dotyczących ceny, marży, zakresu realizacji, parametrów produktu ani innych kluczowych zobowiązań biznesowych.

Weryfikujemy doświadczenie firmy

Jednym z częstszych warunków udziału jest wykazanie wcześniejszego doświadczenia.

Zamawiający może wymagać na przykład, aby wykonawca w ostatnich latach zrealizował:

• określoną liczbę dostaw,
• usługę o konkretnej wartości,
• roboty budowlane określonego rodzaju,
• kontrakt o określonych parametrach,
• kilka zamówień odpowiadających konkretnemu zakresowi.

W takiej sytuacji pomagamy przeanalizować posiadane przez firmę realizacje i określić, które z nich mogą odpowiadać wymaganiom danego postępowania.

Na podstawie informacji klienta przygotowujemy odpowiednie wykazy i wskazujemy, jakie dokumenty mogą być potrzebne do potwierdzenia prawidłowego wykonania wcześniejszych zamówień.

Nie tworzymy doświadczenia, którego firma nie posiada.

Pomagamy prawidłowo wykorzystać i udokumentować doświadczenie, które rzeczywiście zostało zdobyte.

Weryfikujemy wymagania dotyczące personelu

W usługach, robotach budowlanych, szkoleniach, projektach technicznych czy zamówieniach specjalistycznych Zamawiający często określa wymagania dotyczące osób realizujących kontrakt.

Może oczekiwać określonego:

• wykształcenia,
• doświadczenia,
• stażu zawodowego,
• uprawnień,
• certyfikatów,
• kwalifikacji,
• liczby wykonanych projektów.

Sprawdzamy te wymagania i przygotowujemy klientowi jasną informację dotyczącą profilu osób, które trzeba wskazać.

Następnie możemy przygotować odpowiednie wykazy oraz sprawdzić, czy przekazane dokumenty potwierdzają wymagania Zamawiającego.

Dokumentacja techniczna produktu

Przy przetargach na dostawy sama cena często nie wystarcza.

Zamawiający może wymagać dokumentów potwierdzających parametry oferowanego produktu.

Mogą to być między innymi:

• karty katalogowe,
• karty techniczne,
• specyfikacje producenta,
• deklaracje zgodności,
• certyfikaty,
• atesty,
• instrukcje,
• fotografie,
• dokumenty dotyczące bezpieczeństwa,
• zestawienia parametrów.

W takich postępowaniach porównujemy wymagania Zamawiającego z dokumentacją przekazaną przez klienta.

Jeżeli widzimy rozbieżność, wskazujemy ją przed złożeniem oferty.

Szczególnej uwagi wymagają postępowania, w których Zamawiający wskazuje konkretną markę lub model i dopuszcza produkty równoważne. Wtedy znaczenie ma prawidłowe wykazanie równoważności.

Sprawdzamy kompletność przed złożeniem

Przed finalnym złożeniem oferty wykonujemy kontrolę dokumentacji.

Sprawdzamy między innymi:

• czy wszystkie wymagane formularze zostały przygotowane,
• czy wymagane pola zostały uzupełnione,
• czy ceny w poszczególnych dokumentach są spójne,
• czy wskazano właściwe osoby,
• czy załączono wymagane dokumenty,
• czy dokumenty są aktualne,
• czy oferta została przygotowana zgodnie z wymaganym formatem,
• czy dokumenty wymagające podpisu zostały właściwie podpisane,
• czy nie brakuje wymaganych załączników,
• czy uwzględniono ostatnie zmiany dokumentacji,
• czy nie pojawiły się nowe odpowiedzi Zamawiającego,
• czy termin składania oferty nie został zmieniony.

To ostatni etap przed formalnym przekazaniem oferty.

Pomagamy również wtedy, gdy dokumentacja jest niejasna

Dokumentacja przetargowa nie zawsze jest jednoznaczna.

Może zdarzyć się, że:

• różne części dokumentacji zawierają inne terminy,
• formularz jest sprzeczny ze specyfikacją,
• nie wiadomo, czy dokument trzeba załączyć od razu,
• wymaganie techniczne jest nieprecyzyjne,
• numer katalogowy jest nieprawidłowy,
• różne załączniki wskazują inne ilości,
• nie określono sposobu oceny konkretnego kryterium.

W takich sytuacjach nie zgadujemy.

Identyfikujemy rozbieżność, określamy jej znaczenie dla oferty i – jeżeli jest taka możliwość – przygotowujemy pytanie do Zamawiającego.

Dzięki temu klient może uzyskać oficjalne wyjaśnienie przed podjęciem decyzji, która mogłaby mieć wpływ na zgodność oferty.

Co pozostaje po stronie klienta?

BIDWAY może przejąć znaczną część formalnego procesu, ale nie zastępuje przedsiębiorcy w decyzjach dotyczących faktycznej realizacji kontraktu.

Po stronie klienta pozostaje przede wszystkim:

• potwierdzenie, że jest w stanie wykonać zamówienie,
• przygotowanie kalkulacji ceny,
• akceptacja ostatecznej wartości oferty,
• potwierdzenie parametrów technicznych produktów,
• potwierdzenie dostępności towaru lub personelu,
• przekazanie prawdziwych danych dotyczących firmy,
• przekazanie wymaganych dokumentów źródłowych,
• zaakceptowanie warunków realizacji,
• późniejsze wykonanie zamówienia.

Nie uzupełniamy dokumentacji informacjami, których klient nie potwierdził.

Dzięki temu podział odpowiedzialności jest jasny: BIDWAY odpowiada za proces formalny, a przedsiębiorca za swoją ofertę biznesową i zdolność wykonania zamówienia.

Dlaczego dokumentacja ma znaczenie?

Firma może zaoferować najlepszy produkt, posiadać doświadczenie i przygotować bardzo konkurencyjną cenę, a mimo to mieć problem z uzyskaniem zamówienia, jeżeli oferta nie będzie odpowiadała wymaganiom formalnym.

W zależności od procedury konsekwencją błędu może być między innymi:

• konieczność złożenia wyjaśnień,
• wezwanie do uzupełnienia dokumentów,
• utrata punktów,
• uznanie dokumentu za nieprawidłowy,
• odrzucenie oferty,
• wykluczenie wykonawcy.

Nie w każdym postępowaniu każdy błąd można później naprawić.

Dlatego dokumentację warto uporządkować przed złożeniem oferty, a nie dopiero po otrzymaniu pisma od Zamawiającego.

Dla kogo jest przygotowanie dokumentacji przetargowej?

Usługa jest przeznaczona zarówno dla przedsiębiorstw rozpoczynających udział w przetargach, jak i firm regularnie składających oferty.

Sprawdzi się szczególnie w przypadku przedsiębiorców, którzy:

• znaleźli interesujący przetarg, ale nie wiedzą, jakie dokumenty przygotować,
• nie mają własnego pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne,
• chcą ograniczyć czas poświęcany na formalności,
• mają dział handlowy, ale potrzebują wsparcia przy dokumentacji,
• regularnie startują w postępowaniach i chcą uporządkować proces ofertowy,
• uczestniczą w bardziej rozbudowanych postępowaniach,
• potrzebują wsparcia przy wykazach doświadczenia i personelu,
• chcą zlecić zewnętrznemu zespołowi kontrolę kompletności dokumentacji.

Nie tylko dokumenty – cały proces formalny

BIDWAY nie chce być postrzegany jako firma, która jedynie „wypełnia załączniki”.

Przygotowanie dokumentacji jest jednym z elementów szerszego procesu.

Najpierw trzeba znaleźć właściwą możliwość, następnie przeanalizować warunki, ocenić możliwość udziału, przygotować dokumentację, złożyć ofertę i monitorować dalszy przebieg postępowania.

Dlatego przygotowanie dokumentacji może być zarówno oddzielną usługą, jak i częścią kompleksowej obsługi BIDWAY.

Wyszukanie → analiza → dokumentacja → oferta → złożenie → wynik.

BIDWAY – formalności po naszej stronie, decyzje biznesowe po Twojej

Łączymy doświadczenie sprzedażowe, wiedzę prawną i praktyczną znajomość postępowań zakupowych.

Naszym celem jest uporządkowanie procesu w taki sposób, aby przedsiębiorca nie musiał samodzielnie analizować każdego formularza, załącznika i wymagania.

Ty znasz swój produkt, usługę, koszty i możliwości.

My pomagamy przejść przez procedurę.

Dzięki temu możesz skoncentrować się na tym, co najważniejsze z biznesowego punktu widzenia: przygotowaniu konkurencyjnej oferty i późniejszej realizacji kontraktu.

Sprzedaż. Prawo. Przetargi.

Zleć przygotowanie dokumentacji przetargowej

Masz przetarg lub zapytanie ofertowe, w którym chcesz wystartować?

Prześlij nam ogłoszenie lub dokumentację postępowania.

Przeanalizujemy wymagania, wskażemy dokumenty potrzebne od Twojej firmy i określimy, w jakim zakresie BIDWAY może przejąć przygotowanie oferty.

E-mail: kontakt@bidway.pl

Strona: www.bidway.pl