Dzień pierwszy: nie szukamy jeszcze przetargów

To może brzmieć paradoksalnie.

Firma właśnie kupiła outsourcing działu przetargowego.

A my nie zaczynamy od wyszukiwarki.

Najpierw trzeba zbudować profil.

Bez niego każdy monitoring będzie generował przypadkowe wyniki.

Krok 1. Co firma naprawdę sprzedaje?

Nie wystarcza PKD.

Nie wystarcza strona internetowa.

Potrzebujemy wiedzieć:

jakie dokładnie produkty,

jakie usługi,

jakie marki,

jakie regiony,

jakie wartości kontraktów,

jakie terminy realizacji.

To podstawowy profil handlowy.

Krok 2. Jakie firma ma dowody doświadczenia?

To bardzo ważne, bo rynek może pokazywać możliwości, których firma formalnie nie może jeszcze obsługiwać.

Dlatego dobrze wiedzieć:

jakie są największe wcześniejsze kontrakty,

czy są referencje,

jakie kwalifikacje ma personel,

jakie firma posiada certyfikaty,

licencje,

zezwolenia.

Dzięki temu monitoring staje się inteligentniejszy.

Krok 3. Kto podejmuje decyzję?

Outsourcing działa źle, gdy każde postępowanie trafia do pięciu osób i nikt nie wie, kto odpowiada.

Powinna istnieć jedna osoba lub jasno ustalony proces:

BIDWAY przedstawia możliwość.

Osoba A sprawdza realizację.

Osoba B kalkuluje.

Osoba C zatwierdza cenę.

Dopiero wtedy można szybko działać.

Krok 4. Ustalamy format informacji

Firma nie chce dostawać każdorazowo całego SWZ i wiadomości:

„proszę przeczytać”.

Powinna dostać syntetyczne informacje:

• przedmiot,
• zakres,
• termin,
• miejsce,
• kryterium,
• dokumenty,
• warunki,
• ryzyka.

Wtedy można szybko podjąć decyzję.

Krok 5. GO

Klient mówi:

„wchodzimy”.

To uruchamia przygotowanie oferty.

BIDWAY tworzy listę:

potrzebujemy od Państwa:

ceny,

karty technicznej,

dwóch referencji,

danych osoby X.

Firma nie musi ponownie analizować całej dokumentacji.

Krok 6. Formalności

BIDWAY przygotowuje pozostałe materiały.

Sprawdza:

czy dokumenty są kompletne,

czy podpis jest prawidłowy,

czy termin nadal obowiązuje,

czy pojawiły się pytania,

czy potrzebne jest pełnomocnictwo.

Krok 7. Złożenie

Oferta trafia na właściwą platformę zgodnie z warunkami postępowania.

Nie trzy minuty przed terminem.

Proces powinien być zaplanowany tak, aby mieć bufor.

Krok 8. Wynik

Po złożeniu nadal warto obserwować postępowanie.

Może pojawić się:

wezwanie,

pytanie,

informacja o wyniku,

potrzeba dokumentów.

Obsługa nie kończy się więc na wysłaniu pliku.

Pierwszy miesiąc jest miesiącem uczenia się firmy

To naturalne.

Na początku okaże się, że pewne kategorie nie pasują.

Firma może powiedzieć:

„nie chcemy kontraktów poniżej 50 tys.”.

„nie realizujemy montażu”.

„nie chcemy dostaw na drugi koniec Polski”.

Profil jest wtedy dopracowywany.

Po kilku tygodniach monitoring powinien być coraz lepszy.

Nielimitowane oferty nie oznaczają składania wszędzie

To ważne.

Model BIDWAY zakłada miesięczną opłatę 2 999 zł netto bez rozliczania każdej oferty osobno.

Nie oznacza to, że celem jest zasypywanie rynku ofertami.

Nadal obowiązuje selekcja.

Oferta powinna być składana tam, gdzie:

firma może zrealizować zamówienie,

akceptuje warunki,

ma biznesowe uzasadnienie.

Nielimitowany model usuwa natomiast sztuczną barierę kosztową przy kolejnym dobrze dopasowanym postępowaniu.

Dobre wdrożenie robi największą różnicę

Outsourcing przetargów działa źle, jeżeli zewnętrzna firma jest tylko skrzynką do przesyłania załączników.

Działa dobrze, jeśli zna klienta na tyle, aby umieć odróżnić dobrą możliwość od przypadkowego wyniku.

I właśnie dlatego pierwszym produktem outsourcingu nie jest oferta.

Jest nim dobrze zorganizowany proces współpracy.