Dokumentacja przetargowa ma pewną charakterystyczną cechę.

Najważniejsza informacja rzadko znajduje się tylko w jednym miejscu.

Termin może być w ogłoszeniu.

Warunek doświadczenia w SWZ.

Parametry techniczne w OPZ.

Kary w projekcie umowy.

Cena w Excelu.

Zmiana jednego z parametrów w odpowiedzi na pytanie wykonawcy opublikowanej tydzień później.

Dlatego przetargu nie czyta się jak broszury.

Czyta się go jak system naczyń połączonych.

Najpierw nie pytamy „jak wypełnić ofertę?”

Najpierw pytamy:

Czy w ogóle warto ją przygotowywać?

Pierwsza analiza powinna ustalić:

• przedmiot,
• ilości,
• lokalizację,
• termin,
• warunki udziału,
• wadium,
• kryteria,
• najważniejsze wymagania techniczne,
• dokumenty,
• ryzyka umowy.

Jeżeli na tym etapie firma widzi wymóg, którego absolutnie nie spełnia, dalsze wypełnianie dokumentów nie ma sensu.

SWZ – mapa postępowania

Specyfikacja Warunków Zamówienia jest dla wykonawcy głównym przewodnikiem proceduralnym.

To tam zwykle znajdzie informacje o:

• warunkach udziału,
• podstawach wykluczenia,
• sposobie komunikacji,
• wymaganych dokumentach,
• kryteriach,
• terminach,
• wadium,
• sposobie przygotowania oferty.

Nie należy jednak kończyć analizy na SWZ.

SWZ mówi przede wszystkim, jak wejść do postępowania.

OPZ odpowiada częściej na pytanie:

co dokładnie trzeba wykonać?

OPZ – miejsce, w którym liczy się operacyjna prawda

Przedsiębiorca może formalnie spełniać wszystkie warunki.

Ale jeżeli przedmiot zamówienia wymaga produktu, którego nie posiada, albo terminu, którego nie jest w stanie dotrzymać, oferta nie ma sensu.

Opis Przedmiotu Zamówienia trzeba więc czytać z osobą, która rzeczywiście zna produkt lub usługę.

BIDWAY może wychwycić parametr i zadać pytanie.

To przedsiębiorca powinien potwierdzić:

„tak, mamy to”.

„nie, nie mamy”.

„możemy zaoferować odpowiednik”.

„potrzebujemy wyjaśnienia”.

W ten sposób oddziela się formalną analizę od technicznej decyzji biznesowej.

Projekt umowy – dokument, który zaczyna obowiązywać po wygranej

To najczęściej niedoceniany element.

Przedsiębiorca koncentruje się na wygraniu.

Tymczasem projekt umowy pokazuje, co dzieje się po wygraniu.

Może określać:

• termin płatności,
• harmonogram,
• kary za zwłokę,
• zasady reklamacji,
• odpowiedzialność,
• możliwość ograniczenia zakresu,
• prawo odstąpienia,
• warunki zmiany wynagrodzenia,
• obowiązki dodatkowe.

Oferta może być świetna, a kontrakt nadal nieopłacalny.

Przykład jest prosty.

Firma wycenia dostawę na niewielkiej marży.

Projekt umowy przewiduje bardzo krótki czas na wymianę wadliwego elementu i wysokie kary.

To trzeba wkalkulować przed ofertą, nie po podpisaniu umowy.

Formularz cenowy potrafi ujawnić więcej niż opis

Szczególnie przy dostawach.

Tytuł postępowania może brzmieć:

„Dostawa materiałów biurowych”.

Dopiero arkusz pokazuje 150 różnych produktów, konkretne marki, jednostki, opakowania i szacunkowe ilości.

Dlatego arkusza cenowego nie można traktować jak dodatku.

To często najbardziej praktyczny opis biznesu, który firma ma wykonać.

Odpowiedzi na pytania mogą zmienić dokumentację

Dokumenty pobrane pierwszego dnia nie muszą być dokumentami, na podstawie których finalnie składa się ofertę.

Zamawiający może:

• zmienić termin,
• poprawić parametr,
• opublikować nowy formularz,
• zmienić ilość,
• wyjaśnić zapis projektu umowy.

Dlatego analiza musi być aktualizowana do samego końca.

Nie chodzi o przeczytanie plików jeden raz.

Chodzi o utrzymanie kontroli nad aktualną wersją postępowania.

Metoda BIDWAY: jedna strona decyzji

Przy dobrej analizie przedsiębiorca nie powinien otrzymywać dwudziestu stron streszczenia dwudziestostronicowego SWZ.

Potrzebuje odpowiedzi.

Co kupują?

Ile?

Gdzie?

Kiedy?

Co muszę spełnić?

Jakie dokumenty mam przygotować?

Jak wybiorą ofertę?

Co jest ryzykowne?

Czy warto iść dalej?

Dopiero później wchodzi się głębiej.

To właśnie dlatego krótka analiza „GO / GO WARUNKOWE / NO-GO” jest użyteczniejsza niż samo przepisywanie dokumentacji.

Dokumentacja nie jest przeszkodą. Jest instrukcją sprzedaży

W klasycznej sprzedaży handlowiec sam musi dowiedzieć się, czego oczekuje klient.

W zamówieniu publicznym klient opisuje to w dokumentach.

To ogromna przewaga, jeżeli firma potrafi te dokumenty prawidłowo czytać.

SWZ pokazuje zasady.

OPZ pokazuje potrzebę.

Projekt umowy pokazuje konsekwencje.

Formularz pokazuje, jak przekazać ofertę.

Połączenie tych czterech elementów pozwala dopiero podjąć świadomą decyzję biznesową.