Outsourcing działu przetargowego czy własny pracownik?

Pierwszy przetarg w firmie często obsługuje osoba, która po prostu ma chwilę czasu.

Czasami właściciel.

Czasami handlowiec.

Czasami pracownik administracyjny.

Pojawia się ogłoszenie, firma widzi możliwość sprzedaży, ktoś pobiera dokumenty i zaczyna sprawdzać, co właściwie trzeba zrobić.

Przy jednym postępowaniu taki model może działać.

Przy drugim również.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorstwo chce korzystać z przetargów regularnie.

Wtedy okazuje się, że postępowanie nie składa się z jednego formularza.

Ktoś musi najpierw znaleźć odpowiednie ogłoszenie.

Ktoś musi ocenić, czy firma spełnia warunki.

Ktoś musi przeczytać dokumentację.

Ktoś musi wychwycić wadium, referencje, wymagane certyfikaty, terminy, warunki umowy i kryteria.

Ktoś musi przygotować dokumenty.

Ktoś musi sprawdzić, czy Zamawiający czegoś nie zmienił.

Ktoś musi doprowadzić cały proces do złożenia oferty.

Wtedy właściciel firmy zaczyna myśleć:

„Potrzebuję człowieka od przetargów.”

I to może być prawidłowa decyzja.

Ale nie zawsze.

Etat rozwiązuje problem tylko wtedy, gdy proces jest już gotowy

Zatrudnienie pracownika nie powoduje automatycznie, że firma zaczyna dobrze korzystać z rynku zamówień publicznych.

Nowa osoba nadal musi wiedzieć:

• gdzie szukać postępowań,
• jak je selekcjonować,
• jak analizować SWZ i OPZ,
• jak prowadzić kilka spraw jednocześnie,
• jak zarządzać terminami,
• jak organizować dokumenty,
• jak współpracować z handlowcem,
• kiedy zadać pytanie Zamawiającemu,
• jak przygotować ofertę do podpisu.

Jeżeli firma nie posiada takiego procesu, nowy pracownik zaczyna go tworzyć od podstaw.

To oznacza wdrożenie.

Nadzór.

Błędy pierwszych miesięcy.

Budowanie checklist.

Tworzenie wzorów.

Szukanie narzędzi.

Przedsiębiorca płaci więc nie tylko za wykonywanie procesu.

Płaci również za jego budowę.

Ile naprawdę kosztuje etat?

W komunikacji BIDWAY przyjmujemy około 7 000 zł miesięcznie jako przykładowy poziom, od którego może zaczynać się całkowity koszt utrzymania osoby odpowiedzialnej za przetargi.

Nie jest to uniwersalna cena każdego pracownika.

Koszt zależy od wynagrodzenia, formy zatrudnienia, doświadczenia i zakresu obowiązków.

Istotniejsze jest co innego.

Pensja brutto nie jest jedynym kosztem stanowiska.

Firma ponosi również koszty związane z:

• składkami pracodawcy,
• sprzętem,
• oprogramowaniem,
• miejscem pracy,
• urlopami,
• absencjami,
• rekrutacją,
• wdrożeniem,
• szkoleniami,
• nadzorowaniem pracy.

Do tego dochodzi koszt mniej widoczny:

co się dzieje, kiedy akurat nie ma odpowiednich przetargów?

Etat pozostaje.

Koszt również.

Outsourcing zaczyna się od innego pytania

W modelu outsourcingowym nie pytamy:

„ile godzin będzie pracowała konkretna osoba?”.

Pytamy:

„jaki proces trzeba obsłużyć?”

BIDWAY działa jako zewnętrzny dział przetargowy.

W obecnym modelu miesięczna obsługa kosztuje 2 999 zł netto, a firma nie rozlicza osobno każdej przygotowanej oferty.

Oznacza to, że jeśli w jednym miesiącu przedsiębiorstwo zdecyduje się złożyć trzy oferty, a w kolejnym dziesięć, nie musi liczyć każdej oferty jako osobnej usługi.

To szczególnie ważne dla firm, które chcą zacząć działać regularnie.

Bo przetargi zaczynają wtedy funkcjonować jak proces, a nie seria pojedynczych zakupów usług.

Co przejmuje zewnętrzny dział?

Najpierw monitoring.

Firma określa, czego szuka.

Przykładowo:

hurtownia części samochodowych chce zamówienia na części autobusowe i ciężarowe.

Firma IT interesuje się dostawami sprzętu i usługami utrzymania infrastruktury.

Firma budowlana chce remonty i roboty do określonej wartości oraz w określonym regionie.

BIDWAY wyszukuje możliwości odpowiadające temu profilowi.

Kiedy pojawia się potencjalne postępowanie, zaczyna się analiza.

Sprawdzane są między innymi:

• przedmiot,
• ilości,
• miejsce,
• termin,
• doświadczenie,
• wymagane dokumenty,
• wadium,
• kryteria,
• ryzyka formalne.

Następnie przedsiębiorca podejmuje decyzję:

startujemy albo nie startujemy.

To kluczowe.

Outsourcing nie odbiera firmie kontroli.

Najważniejsze decyzje nadal należą do przedsiębiorcy

Zewnętrzny dział przetargowy nie powinien ustalać za klienta:

• ceny,
• marży,
• możliwości produkcyjnych,
• dostępności towaru,
• parametrów oferowanego produktu,
• akceptowalnego poziomu ryzyka biznesowego.

Firma zna własny biznes najlepiej.

BIDWAY ma natomiast przejąć to, co otacza decyzję handlową.

Przedsiębiorca mówi:

„możemy dostarczyć”.

„cena wynosi X”.

„ten model produktu jest odpowiedni”.

„zgadzamy się na termin”.

A zewnętrzny dział przygotowuje proces formalny.

To szczególnie istotne dla handlowców

Dobry handlowiec powinien sprzedawać.

Rozmawiać z klientami.

Budować relacje.

Liczyć kontrakty.

Rozwijać rynek.

Jeżeli połowę dnia spędza na czytaniu załączników, sprawdzaniu numerów postępowań i wypełnianiu oświadczeń, firma wykorzystuje jego kompetencje w niewłaściwy sposób.

Outsourcing może więc nie tyle „zastąpić pracownika”, ile odciążyć istniejących pracowników z pracy, która nie powinna być ich głównym zadaniem.

Kiedy własny pracownik będzie lepszy?

Są firmy, dla których wewnętrzny dział jest naturalnym rozwiązaniem.

Na przykład duży wykonawca przygotowujący kilkadziesiąt bardzo skomplikowanych postępowań miesięcznie i posiadający rozbudowaną strukturę prawną, kosztorysową i techniczną.

Przy odpowiedniej skali budowa własnego zespołu może być uzasadniona.

Outsourcing jest natomiast szczególnie interesujący dla firm, które:

• dopiero rozwijają sprzedaż przetargową,
• nie wiedzą jeszcze, jaka będzie miesięczna skala,
• nie chcą tworzyć kolejnego etatu,
• chcą rozpocząć szybko,
• potrzebują gotowego procesu,
• mają dział sprzedaży, ale nie mają zaplecza formalnego.

Najlepsze pytanie nie brzmi „etat czy outsourcing?”

Lepsze pytanie brzmi:

„Czy potrzebujemy pracownika, czy potrzebujemy sprawnie działającego procesu?”

Jeżeli przedsiębiorstwo rzeczywiście potrzebuje stałej osoby wewnątrz organizacji, etat może być właściwy.

Jeżeli potrzebuje przede wszystkim regularnie znajdować przetargi i przygotowywać oferty, outsourcing może pozwolić osiągnąć ten cel bez budowania kolejnej funkcji organizacyjnej od zera.

W BIDWAY właśnie tak patrzymy na tę usługę.

Nie jak na „pomoc przy papierach”.

Jak na zewnętrzny kanał sprzedaży przetargowej.

Firma dostarcza produkt, usługę, cenę i zdolność realizacji.

BIDWAY organizuje wyszukiwanie i proces ofertowy.

Dzięki temu przedsiębiorca może sprawdzić potencjał rynku zamówień publicznych, zanim zdecyduje się tworzyć kolejny kosztowny dział wewnętrzny.

Znajdujemy przetargi. Ty rozwijasz biznes.