Wiele firm każdego miesiąca wydaje tysiące złotych na reklamę, handlowców, kampanie internetowe i pozyskiwanie nowych klientów. Tymczasem równolegle funkcjonuje ogromny rynek, na którym instytucje i podmioty publiczne same publikują informacje o tym, czego potrzebują, kiedy chcą to kupić i na jakich zasadach wybiorą wykonawcę.

Mowa o zamówieniach publicznych.

Dla części przedsiębiorców przetargi są stałym źródłem zleceń. Inni nigdy nawet nie sprawdzili, czy ich firma mogłaby z tego rynku korzystać.

I właśnie tutaj pojawia się najciekawsze pytanie:

Ile zleceń dopasowanych do Twojej działalności pojawiło się w ostatnich miesiącach, o których nawet nie wiedziałeś?

Prawdopodobnie więcej, niż myślisz.

Przetargi to nie tylko wielkie inwestycje

Słowo „przetarg” wielu osobom kojarzy się z budową autostrady, wielomilionową inwestycją albo kontraktem dostępnym wyłącznie dla największych przedsiębiorstw.

Rzeczywistość wygląda inaczej.

Rynek zamówień publicznych obejmuje ogromną liczbę branż.

Instytucje publiczne potrzebują między innymi:

• usług remontowych i budowlanych,
• sprzętu komputerowego,
• oprogramowania,
• mebli i wyposażenia,
• transportu,
• sprzątania,
• serwisu i konserwacji,
• cateringu i produktów spożywczych,
• materiałów eksploatacyjnych,
• usług specjalistycznych,
• obsługi technicznej,
• wielu innych produktów i usług.

W praktyce oznacza to, że firma, która na co dzień sprzedaje swoje produkty lub usługi klientom biznesowym, może mieć przed sobą jeszcze jeden rynek.

Rynek, którego dotychczas po prostu nie wykorzystywała.

Co ciekawe, według danych przywołanych w analizie BIDWAY około 88% ofert w postępowaniach poniżej progów unijnych w 2024 roku pochodziło od małych i średnich przedsiębiorstw. W robotach budowlanych udział ten sięgał około 95%.

Przetargi zdecydowanie nie są więc wyłącznie domeną wielkich korporacji.

Problemem często nie jest brak zleceń

Największym wyzwaniem wielu przedsiębiorców jest dziś sprzedaż.

Firma może mieć dobry produkt.

Może mieć odpowiednich pracowników.

Może posiadać sprzęt, doświadczenie i możliwości realizacyjne.

A mimo wszystko może mieć problem z regularnym pozyskiwaniem nowych klientów.

Handlowcy wykonują kolejne telefony.

Reklamy generują zapytania o różnej jakości.

Konkurencja rośnie.

Koszt pozyskania klienta również.

Tymczasem w przypadku zamówień publicznych sytuacja wygląda nieco inaczej.

Tutaj potencjalny klient już komunikuje konkretną potrzebę.

Nie trzeba najpierw przekonywać go, że potrzebuje remontu, komputerów, transportu czy określonej usługi.

On już tego szuka.

Pytanie brzmi:

Czy Twoja firma dowie się o tej możliwości odpowiednio wcześnie?

I właśnie na tym etapie wiele przedsiębiorstw traci największe szanse.

Nie dlatego, że nie mogłyby wykonać zamówienia.

Po prostu nigdy go nie zobaczyły.

Najlepsze zlecenia nie zawsze czekają na przedsiębiorcę

Wyobraź sobie prostą sytuację.

Prowadzisz firmę, która świadczy określone usługi.

W poniedziałek pojawia się postępowanie idealnie pasujące do Twojej działalności.

Zakres się zgadza.

Lokalizacja jest odpowiednia.

Twoja firma posiada wymagane doświadczenie.

Termin realizacji również jest możliwy.

Problem?

Nikt w firmie tego przetargu nie zauważył.

Ty zajmowałeś się bieżącymi klientami.

Handlowiec szukał nowych kontaktów.

Księgowość miała swoje obowiązki.

Postępowanie zakończyło się.

Kontrakt otrzymała inna firma.

Być może miała lepszą ofertę.

A być może po prostu wiedziała o tej możliwości, a Ty nie.

To właśnie jeden z najbardziej niedocenianych problemów rynku przetargowego.

Nie wystarczy być dobrym wykonawcą.

Trzeba jeszcze wiedzieć, gdzie i kiedy pojawia się właściwa okazja.

Czy wystarczy codziennie przeglądać ogłoszenia?

Teoretycznie można.

W praktyce szybko okazuje się, że samo znalezienie ogłoszenia to dopiero początek.

Bo dwa podobnie brzmiące przetargi mogą być dla tej samej firmy zupełnie różnymi możliwościami.

Jeden może być świetnie dopasowany.

Drugi może zawierać jeden warunek, który sprawia, że udział nie ma sensu.

Czasem decydują referencje.

Czasem lokalizacja.

Czasem wymagany sprzęt.

Czasem termin.

Czasem sposób realizacji.

A czasem detal ukryty w dokumentacji, którego nie widać w samym tytule ogłoszenia.

Dlatego skuteczne wyszukiwanie przetargów nie polega wyłącznie na wpisaniu kilku słów kluczowych i wysłaniu klientowi listy linków.

Najważniejsza jest selekcja.

Bo przedsiębiorca nie potrzebuje stu przypadkowych przetargów.

Potrzebuje kilku właściwych.

Najważniejsze pytanie brzmi: czy ten przetarg jest dla Ciebie?

To moment, w którym zaczyna się prawdziwa analiza.

Sam fakt, że postępowanie dotyczy Twojej branży, jeszcze niczego nie przesądza.

Trzeba spojrzeć głębiej.

Czy firma spełnia warunki?

Czy wymagane doświadczenie odpowiada temu, co już realizowała?

Czy posiada odpowiednie zasoby?

Czy termin jest realny?

Czy realizacja będzie opłacalna?

Czy istnieją wymagania, które na pierwszy rzut oka nie są oczywiste?

Czy warto angażować czas w przygotowanie oferty?

Właśnie dlatego dobry proces pozyskiwania zleceń przetargowych zaczyna się znacznie wcześniej niż od przygotowania dokumentów.

Zaczyna się od znalezienia właściwej możliwości.

A potem zaczynają się formalności

To właśnie na tym etapie wiele firm rezygnuje.

Przedsiębiorca widzi dokumentację i zaczyna zastanawiać się:

„Czy na pewno wszystko dobrze rozumiem?”

„Jakie dokumenty trzeba przygotować?”

„Czy spełniamy warunki?”

„Co trzeba podpisać?”

„Czy czegoś nie brakuje?”

„Co się stanie, jeśli popełnimy błąd?”

I są to bardzo rozsądne pytania.

Proces przetargowy wymaga uwagi.

Ale nie oznacza to, że przedsiębiorca musi samodzielnie poznawać każdy szczegół procedury i poświęcać na to dziesiątki godzin.

Podobnie jak firma korzysta z księgowości, kancelarii prawnej czy agencji marketingowej, może również korzystać ze wsparcia w zakresie zamówień publicznych.

Kluczowe jest tylko to, aby takie wsparcie nie zaczynało się dopiero wtedy, gdy klient sam przyniesie znaleziony przetarg.

Bo wtedy największa część potencjału pozostaje niewykorzystana.

Co, gdyby ktoś szukał tych możliwości za Ciebie?

Właśnie na tym opiera się podejście BIDWAY.

Nie chcemy być wyłącznie firmą, do której przedsiębiorca zgłasza się z gotowym linkiem do przetargu i pytaniem:

„Czy możecie przygotować dokumenty?”

Patrzymy na proces inaczej.

Najpierw trzeba znaleźć możliwość sprzedażową.

Dopiero później przejść przez formalności.

Dlatego BIDWAY łączy dwa światy, które w tradycyjnym podejściu często funkcjonują osobno:

sprzedaż i proces przetargowy.

Monitorujemy rynek, analizujemy pojawiające się możliwości i szukamy postępowań, które mogą odpowiadać konkretnym firmom.

Nie chodzi o przesyłanie setek ogłoszeń.

Chodzi o znalezienie czegoś, przy czym przedsiębiorca zatrzyma się i pomyśli:

„To rzeczywiście moglibyśmy zrobić.”

I właśnie wtedy zaczyna się kolejny etap.

Nie wszystkie elementy tego procesu są widoczne na pierwszy rzut oka.

Bo odpowiednie dopasowanie przetargu do firmy wymaga spojrzenia nie tylko na branżę.

Liczą się szczegóły.

A czasami jeden szczegół decyduje o tym, czy dana możliwość jest naprawdę dobra.

Dlaczego niektóre firmy regularnie zdobywają kontrakty, a inne nawet nie próbują?

Nie zawsze chodzi o wielkość.

Nie zawsze o cenę.

Nie zawsze o wieloletnie doświadczenie w przetargach.

Często przewagę daje po prostu proces.

Firma, która regularnie monitoruje rynek, szybciej dowiaduje się o nowych możliwościach.

Firma, która potrafi je selekcjonować, nie traci czasu na przypadkowe postępowania.

Firma, która ma uporządkowaną dokumentację, może sprawniej reagować.

Firma, która analizuje swoje wcześniejsze działania, z każdym kolejnym postępowaniem wie więcej.

I właśnie wtedy przetargi przestają być jednorazowym eksperymentem.

Zaczynają być kanałem sprzedaży.

A co z konkurencją?

Tutaj pojawia się kolejny ciekawy aspekt.

Można zakładać, że skoro zamówienia publiczne są dostępne dla wielu wykonawców, każde postępowanie musi być niezwykle konkurencyjne.

Dane pokazują jednak bardziej złożony obraz.

W 2024 roku tylko jedną ofertę złożono w około 35,17% postępowań poniżej progów UE oraz 49,1% postępowań równych lub powyżej progów UE.

Nie oznacza to oczywiście, że wystarczy znaleźć dowolny przetarg i automatycznie go wygrać.

Ale pokazuje coś bardzo ważnego:

nie każda możliwość jest otoczona tłumem konkurentów.

Czasem największą przewagą może być samo dotarcie do odpowiedniego postępowania.

I właśnie dlatego wyszukiwanie oraz selekcja są tak ważne.

Czy Twoja firma ma potencjał na rynku zamówień publicznych?

Możliwe, że tak.

Ale odpowiedź na to pytanie rzadko można dać po samym stwierdzeniu:

„Prowadzę firmę budowlaną”

albo:

„Sprzedaję sprzęt komputerowy”.

Dwie firmy działające w tej samej branży mogą pasować do zupełnie innych zamówień.

Jedna działa lokalnie.

Druga w całej Polsce.

Jedna ma konkretne referencje.

Druga posiada inne doświadczenie.

Jedna może realizować duże kontrakty.

Druga najlepiej odnajdzie się w mniejszych zamówieniach.

Dlatego zaczynamy od poznania firmy.

Dopiero później można sprawdzić, jakie możliwości rzeczywiście istnieją na rynku.

I czasami wynik takiej analizy potrafi zaskoczyć.

Nie chodzi o to, żeby startować wszędzie

To jedna z najważniejszych zasad.

Więcej przetargów nie zawsze oznacza więcej sukcesów.

Można złożyć dziesiątki ofert, które od początku nie były dobrze dopasowane.

Można też znaleźć kilka możliwości, które znacznie lepiej odpowiadają profilowi firmy.

BIDWAY koncentruje się na drugim podejściu.

Nie szukamy przetargów dla samego szukania. Szukamy możliwości biznesowych.

Dopiero kiedy taka możliwość zostanie zidentyfikowana, warto odpowiedzieć na kolejne pytania.

Czy firma spełnia wymagania?

Czy kontrakt jest atrakcyjny?

Czy warto wejść w proces?

Jak przygotować się do udziału?

Co będzie potrzebne?

I właśnie na tym etapie zaczyna się praca, której nie da się zamknąć w jednej prostej wyszukiwarce.

Od znalezienia zlecenia do złożenia oferty

BIDWAY powstał z połączenia doświadczenia sprzedażowego i wiedzy prawnej.

To połączenie nie jest przypadkowe.

Przetarg ma dwie strony.

Z jednej jest szansą sprzedażową.

Z drugiej — formalnym procesem, którego zasad trzeba przestrzegać.

Skupienie się tylko na jednej stronie nie wystarcza.

Można świetnie znać procedury, ale jeśli firma nie znajduje właściwych zleceń, nie ma czego obsługiwać.

Można też świetnie sprzedawać, ale bez odpowiedniego przygotowania formalnego atrakcyjna możliwość może zostać zmarnowana.

Dlatego w BIDWAY patrzymy na cały proces jako jedną drogę.

Od znalezienia właściwego postępowania.

Przez analizę.

Decyzję o udziale.

Przygotowanie.

Aż do momentu, w którym firma może realnie ubiegać się o kontrakt.

Nie każdy szczegół tej drogi wygląda tak samo dla każdej firmy.

I właśnie dlatego nie próbujemy opisać tutaj całego procesu krok po kroku.

Bo najważniejsze jest najpierw sprawdzić, jaka droga będzie właściwa właśnie dla Twojej firmy.

Być może właściwy przetarg już istnieje

Najciekawsze jest to, że przedsiębiorca często zaczyna interesować się zamówieniami publicznymi dopiero wtedy, gdy ktoś pokaże mu konkretne zlecenie.

Wtedy przetargi przestają być abstrakcyjnym pojęciem.

Pojawia się nazwa zamówienia.

Zakres.

Wartość.

Termin.

Konkretny klient.

I nagle pytanie nie brzmi już:

„Czy warto interesować się przetargami?”

Tylko:

„Dlaczego wcześniej nikt nam tego nie pokazał?”

Dlatego pierwszym krokiem nie musi być nauka całego systemu zamówień publicznych.

Nie musisz od razu zatrudniać własnego specjalisty.

Nie musisz godzinami przeglądać platform.

Możesz zacząć znacznie prościej.

Sprawdźmy, jakie możliwości istnieją dla Twojej firmy.

Być może na rynku pojawiają się zamówienia dokładnie odpowiadające temu, co już dziś sprzedajesz.

Być może jeden z nich może stać się Twoim kolejnym kontraktem.

A być może największą szansą jest przetarg, którego jeszcze nawet nie zacząłeś szukać.

BIDWAY – znajdujemy przetargi. Ty rozwijasz biznes.

Chcesz sprawdzić, jakie zamówienia mogą pasować do Twojej firmy?

Opowiedz nam krótko, czym się zajmujesz.

My sprawdzimy, gdzie mogą czekać możliwości, których dotychczas nie brałeś pod uwagę.