Właściciel firmy technologicznej zwykle wie, jak trudna jest sprzedaż do nowych klientów. Trzeba znaleźć decydenta, zrozumieć problem, przejść przez budżet i konkurencję, a później jeszcze utrzymać uwagę klienta przez cały proces. W zamówieniach publicznych punkt wyjścia jest inny: potrzeba zakupowa została już opisana, termin jest znany, a instytucja formalnie rozpoczęła proces wyboru wykonawcy.

To nie znaczy, że przetarg jest prosty. Oznacza jednak, że firma IT nie musi przekonywać zamawiającego, że potrzebuje komputerów, licencji, wdrożenia czy serwisu. Musi rozpoznać, czy konkretne postępowanie jest dopasowane, spełnić wymagania i przygotować ofertę, którą można bezpiecznie zrealizować.

Rynek IT w zamówieniach publicznych jest znacznie szerszy niż dostawa laptopów. Obejmuje sprzęt serwerowy i sieciowy, urządzenia peryferyjne, licencje, oprogramowanie standardowe i dedykowane, migracje, integracje, utrzymanie systemów, helpdesk, audyty, szkolenia, usługi chmurowe oraz bezpieczeństwo. Część zamówień jest jednorazowa, a część otwiera drogę do wieloletniej obsługi.

Największym wyzwaniem bywa nie liczba postępowań, lecz ich właściwe odczytanie. Nazwa ogłoszenia może być bardzo ogólna, a realny zakres ujawnia się dopiero w opisie przedmiotu zamówienia, tabeli parametrów, projekcie umowy i wymaganiach dotyczących personelu. Firma sprzedająca urządzenia może przegapić postępowanie opisane jako „modernizacja infrastruktury”, a software house może nie zauważyć zlecenia ukrytego pod nazwą procesu biznesowego zamiast nazwy technologii.

W IT szczególne znaczenie ma równoważność. Prawo zamówień publicznych nie pozwala bez uzasadnienia zamykać konkurencji przez wskazanie jednej marki. Gdy zamawiający odwołuje się do konkretnego produktu, powinien dopuścić rozwiązania równoważne i opisać kryteria ich oceny. Dla wykonawcy to szansa, ale także obowiązek: nie wystarczy napisać, że produkt „jest równoważny”. Trzeba przedstawić parametry, dokumenty producenta, certyfikaty albo inne dowody odpowiadające wymaganiom.

Drugim filtrem są referencje i zespół. Przy dostawach często liczą się parametry, termin, gwarancja i autoryzacja producenta. Przy wdrożeniach znaczenie mogą mieć doświadczenie kierownika projektu, programistów, architektów czy specjalistów bezpieczeństwa. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić nie tylko, czy firma wykonała podobny projekt, ale czy referencja ma wymagany zakres, wartość, termin i sposób potwierdzenia.

Trzeci element to projekt umowy. W branży IT ryzyko potrafi ukrywać się w SLA, czasach reakcji, odpowiedzialności za incydenty, prawach autorskich, obowiązku przeniesienia kodu, limitach kar, warunkach odbioru i licencjach. Atrakcyjna wartość zamówienia nie wystarczy, jeżeli warunki realizacji są niedopasowane do modelu firmy.

Dlatego skuteczny start w przetargach IT powinien zaczynać się od profilu wykonawcy. Jakie technologie rzeczywiście obsługuje? Jaki obszar geograficzny jest realny? Jakie ma autoryzacje? Jakie referencje można pokazać? Czy firma jest dostawcą, integratorem, producentem, software house’em czy partnerem serwisowym? Te odpowiedzi budują mapę zamówień, których warto szukać.

BIDWAY działa właśnie na tym etapie. Nie przesyłamy przypadkowej listy ogłoszeń. Szukamy postępowań, których wymagania mają sens dla konkretnej firmy, a następnie porządkujemy proces: od decyzji GO/NO-GO, przez dokumenty, aż po złożenie oferty.

Być może najlepsze zlecenie IT nie będzie nosiło nazwy, której używasz w swojej ofercie handlowej. Może być opisane językiem zamawiającego, kodem CPV lub funkcją systemu. Trzeba wiedzieć, gdzie spojrzeć i które elementy zweryfikować przed zaangażowaniem zespołu.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jakie postępowania pasują do kompetencji Twojej firmy IT, opisz nam zakres usług, technologie, referencje i obszar działania. BIDWAY wyszuka konkretne możliwości i pomoże przejść od ogłoszenia do gotowej oferty.