Przedsiębiorca kończy przygotowanie oferty.

Cena policzona.

Formularz uzupełniony.

Referencje znalezione.

Oferta podpisana.

Została jedna pozycja na liście:

wadium.

Wydaje się prosta. Wpłacić kilka tysięcy złotych i zamknąć temat.

Właśnie dlatego jest niebezpieczna.

Wadium nie jest dodatkową opłatą za udział w przetargu. Jest zabezpieczeniem wymaganym w części postępowań. Według aktualnego tekstu Pzp zamawiający może żądać wadium, a jego kwota nie może przekroczyć 3% wartości zamówienia. Ustawa przewiduje m.in. pieniądz, gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową oraz określone poręczenia. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.

I właśnie słowo „przed” ma znaczenie.

Zlecenie przelewu nie zawsze oznacza wniesienie wadium

Wyobraźmy sobie termin składania ofert o godzinie 10:00.

Firma o 9:47 zleca przelew.

Właściciel widzi w bankowości status „wykonano”.

Z jego perspektywy pieniądze wyszły.

Ale dokumentacja może wymagać, aby środki przed terminem znalazły się na rachunku Zamawiającego.

W praktyce w wielu postępowaniach pojawia się zapis wskazujący właśnie na moment zaksięgowania.

Wtedy ostatnie kilkanaście minut przed terminem nie jest momentem na operacje bankowe.

Wadium powinno pojawić się na początku analizy

Kiedy BIDWAY analizuje postępowanie, informacje dotyczące wadium powinny zostać wychwycone od razu:

Czy jest wymagane?

Ile wynosi?

Dla całego zamówienia czy dla konkretnej części?

W jakiej formie może zostać wniesione?

Jaki jest rachunek?

Do kiedy musi być skuteczne?

Jak długo musi obowiązywać gwarancja?

Dopiero wtedy przedsiębiorca może świadomie podjąć decyzję o udziale.

Jeżeli zamówienie wymaga wadium w wysokości 70 000 zł, może to wpływać na płynność firmy.

Jeżeli można zastosować gwarancję ubezpieczeniową, przedsiębiorca może wybrać inne rozwiązanie niż blokowanie środków pieniężnych.

Wadium ma kilka form

Aktualna ustawa wskazuje cztery podstawowe możliwości: pieniądz, gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową i określone poręczenia. Jeżeli wybierana jest gwarancja lub poręczenie, zamawiającemu przekazuje się oryginał dokumentu w postaci elektronicznej.

To oznacza, że decyzja „wpłacamy czy gwarantujemy” powinna zapaść odpowiednio wcześniej.

Gwarancja wymaga przygotowania.

Bank lub ubezpieczyciel może potrzebować dokumentów.

Treść gwarancji powinna odpowiadać wymaganiom postępowania.

Nie warto zaczynać tego procesu godzinę przed zamknięciem ofert.

Zwrot wadium

Pzp przewiduje określone sytuacje zwrotu wadium. Co do zasady zamawiający zwraca je m.in. po upływie terminu związania ofertą, zawarciu umowy lub unieważnieniu postępowania, a w określonych sytuacjach również na wniosek wykonawcy. Ustawa określa termin zwrotu nie dłuższy niż 7 dni w przypadkach wskazanych w art. 98.

To ważne przede wszystkim dla płynności.

Firma startująca regularnie w kilku postępowaniach może mieć jednocześnie zabezpieczone znaczne kwoty.

Dlatego wadium nie jest tylko zagadnieniem prawnym.

Jest również zagadnieniem finansowym.

Kiedy wadium może zostać zatrzymane?

To kolejny powód, dla którego nie można traktować go wyłącznie jako przelewu „na chwilę”.

Ustawa przewiduje przypadki zatrzymania wadium, m.in. związane z określonymi zaniedbaniami wykonawcy przy uzupełnianiu wymaganych środków dowodowych, a także sytuacje dotyczące wybranego wykonawcy, który nie doprowadza do zawarcia umowy z przyczyn leżących po jego stronie.

Dlatego przed złożeniem oferty trzeba być pewnym dwóch rzeczy.

Po pierwsze: że firma chce w postępowaniu uczestniczyć.

Po drugie: że w razie wygranej jest gotowa kontrakt zawrzeć i zrealizować.

Wadium a decyzja GO / NO-GO

Załóżmy, że firma znalazła atrakcyjną dostawę.

Wartość kontraktu jest interesująca.

Termin realizacji jest możliwy.

Wadium wynosi 40 000 zł.

Samo istnienie wadium nie oznacza „NO-GO”.

Ale może wymagać odpowiedzi:

Czy firma chce zamrozić te środki?

Czy posiada możliwość uzyskania gwarancji?

Czy postępowanie jest na tyle atrakcyjne, aby angażować limit bankowy?

To są decyzje biznesowe.

BIDWAY może natomiast wskazać warunki i terminy, dzięki którym przedsiębiorca podejmuje je na podstawie dokumentacji, a nie domysłów.

Najprostsza zasada

Wadium powinno być traktowane tak samo poważnie jak termin składania ofert.

Nie warto zostawiać go na końcu.

Jeżeli jest wymagane, powinno trafić na pierwszą stronę analizy postępowania.

Kwota. Forma. Rachunek. Termin. Ważność.

Pięć informacji, które potrafią zdecydować o tym, czy reszta pracy nad ofertą będzie miała jakiekolwiek znaczenie.