Na rynku zamówień publicznych często myśli się przede wszystkim o dużych przetargach. Budowa szkoły, zakup setek komputerów, wieloletnia obsługa transportowa, kontrakt na kilka milionów złotych.

Tymczasem każdego dnia instytucje publiczne potrzebują również rzeczy znacznie bardziej zwyczajnych.

Urząd potrzebuje tonerów.

Szkoła musi kupić wyposażenie.

Spółka komunalna zamawia części do pojazdów.

Jednostka samorządowa potrzebuje drobnego remontu.

Ośrodek pomocy społecznej szuka firmy szkoleniowej.

Zakład gospodarki komunalnej kupuje narzędzia.

Takie zamówienia nie przestają istnieć tylko dlatego, że ich wartość jest niższa niż próg stosowania ustawy Pzp.

Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dla zamówień klasycznych został podniesiony z 130 000 zł do 170 000 zł netto. Urząd Zamówień Publicznych potwierdza, że nowa wartość obowiązuje od początku 2026 roku.

To ważna zmiana dla wykonawców.

Nie dlatego, że rynek zamówień o wartości 50, 80 czy 150 tysięcy złotych nagle zniknął.

Zmienił się sposób, w jaki część takich zakupów jest organizowana.

Poniżej 170 000 zł nadal odbywa się konkurencja

Wyobraźmy sobie gminę, która potrzebuje dostawy wyposażenia o wartości około 120 000 zł netto.

Nie musi prowadzić klasycznego postępowania według wszystkich procedur ustawy Pzp. Nie oznacza to jednak, że pracownik urzędu może po prostu wybrać dowolną firmę bez żadnych zasad.

W praktyce jednostki posiadają własne regulaminy udzielania zamówień podprogowych.

Regulamin może przewidywać na przykład:

• rozeznanie rynku,
• wysłanie zapytania do kilku wykonawców,
• publikację zapytania na stronie internetowej,
• publikację w BIP,
• wykorzystanie platformy zakupowej,
• porównanie otrzymanych ofert według ceny lub innych kryteriów.

UZP wskazuje, że choć do zamówień poniżej ustawowego progu nie stosuje się Pzp, zamawiający nadal powinni działać przejrzyście, racjonalnie, efektywnie oraz z poszanowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Z perspektywy przedsiębiorcy najważniejszy jest jednak inny fakt:

ktoś nadal chce coś kupić.

Dlaczego takie zamówienia są interesujące dla MŚP?

Mała hurtownia może nie być gotowa na kontrakt wart 8 milionów złotych.

Może natomiast bez problemu wykonać dostawę za 70 000 zł.

Firma remontowa zatrudniająca kilka osób nie musi rozpoczynać od modernizacji szpitala. Może zacząć od remontu pomieszczeń w urzędzie albo szkole.

Lokalna firma transportowa może mieć zbyt małą flotę na duży kontrakt wojewódzki, ale wystarczającą do obsługi jednego zadania gminnego.

Zamówienia podprogowe mogą więc pełnić kilka funkcji jednocześnie.

Pozwalają wejść na rynek.

Pozwalają zdobywać doświadczenie.

Budują referencje.

Uczą sposobu pracy z instytucjami.

I przede wszystkim mogą być normalnym źródłem przychodu.

Największy problem: rozproszenie

Duże postępowania publiczne są stosunkowo łatwe do znalezienia, ponieważ działają systemy centralne i obowiązki publikacyjne.

Przy zamówieniach podprogowych sytuacja może wyglądać inaczej.

Jedna jednostka publikuje zapytania w BIP.

Druga korzysta z Platformy Zakupowej.

Trzecia ma własną zakładkę „zamówienia poniżej 170 000 zł”.

Czwarta publikuje dokument PDF na stronie internetowej.

Piąta przesyła zapytania bezpośrednio do przedsiębiorców.

Dla firmy oznacza to, że sama zmiana słowa kluczowego w jednej wyszukiwarce nie rozwiązuje problemu.

Trzeba monitorować rynek szerzej.

Nie nazywajmy wszystkiego przetargiem

To również ważne.

Zamówienie podprogowe może zostać nazwane:

• zapytaniem ofertowym,
• rozeznaniem rynku,
• konkursem ofert,
• zaproszeniem do złożenia oferty,
• postępowaniem regulaminowym,
• zakupem prowadzonym według regulaminu wewnętrznego.

Nie zawsze będzie to „przetarg” w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z punktu widzenia sprzedaży nazwa jest jednak mniej istotna niż możliwość zdobycia zlecenia.

Dokumentacja bywa krótsza, ale trzeba ją czytać tak samo dokładnie

Brak stosowania Pzp nie oznacza braku zasad.

Zamawiający może wymagać:

• formularza ofertowego,
• formularza cenowego,
• określonych referencji,
• zezwolenia,
• karty technicznej,
• konkretnego czasu realizacji,
• gwarancji,
• oświadczenia sankcyjnego,
• polisy,
• potwierdzenia posiadania personelu,
• zaakceptowania projektu umowy.

Może również przewidzieć własne zasady odrzucania ofert lub unieważnienia postępowania.

Dlatego każde zapytanie trzeba analizować jako odrębny proces.

Cena często ma bardzo duże znaczenie

W niewielkich zakupach często spotyka się proste kryterium:

cena – 100%.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność policzenia oferty bardzo dokładnie.

Nie wystarczy wygrać.

Trzeba wygrać kontrakt, który nadal będzie opłacalny.

W szczególności należy sprawdzić:

• transport,
• terminy dostaw,
• koszty dodatkowe,
• gwarancję,
• potencjalne kary,
• wielkość faktycznie gwarantowanego zakresu.

Cena wynikająca z formularza jest tylko jedną stroną równania.

Drugą jest rzeczywisty koszt wykonania.

Jak BIDWAY może pomóc?

Przy zamówieniach podprogowych największą wartością może być regularne odnajdywanie postępowań.

Firma nie musi wiedzieć, że konkretna szkoła, gmina czy spółka właśnie czegoś potrzebuje.

BIDWAY może monitorować postępowania zgodnie z profilem działalności przedsiębiorstwa, analizować warunki i przedstawiać te możliwości, które rzeczywiście pasują.

Jeżeli firma decyduje się na udział, kolejnym krokiem jest sprawdzenie dokumentacji, przygotowanie formularzy i formalne złożenie oferty.

Mechanizm sprzedażowy pozostaje więc taki sam:

znaleźć potrzebę → ocenić możliwość → przygotować ofertę → złożyć ją w terminie.

Dla wielu MŚP zamówienia poniżej 170 000 zł mogą być najlepszym miejscem, żeby ten proces zacząć.