W wielu firmach temat przetargów zaczyna się przypadkiem.

Ktoś z działu handlowego znajduje interesujące ogłoszenie. Klient przesyła informację, że konkretna instytucja prowadzi postępowanie. Właściciel firmy trafia na przetarg podczas przeglądania internetu.

Pojawia się myśl:

„To przecież dokładnie to, co robimy. Możemy to zrealizować.”

Dopiero chwilę później zaczyna się druga część procesu.

Trzeba znaleźć dokumentację. Sprawdzić wymagania. Przeczytać specyfikację. Ustalić, czy potrzebne są referencje. Sprawdzić wadium. Przygotować formularz. Zweryfikować, jak podpisać ofertę. Ustalić, czy dokument trzeba złożyć razem z ofertą czy dopiero na wezwanie. Sprawdzić termin pytań. Przeczytać projekt umowy.

Wtedy okazuje się, że sam fakt posiadania produktu lub możliwości wykonania usługi jest tylko jednym elementem udziału w postępowaniu.

Dlatego skuteczna sprzedaż przetargowa składa się tak naprawdę z dwóch różnych procesów:

trzeba znaleźć właściwą możliwość, a następnie prawidłowo przygotować udział firmy.

W BIDWAY właśnie tak patrzymy na wyszukiwanie przetargów i przygotowanie dokumentacji.

Nie jako na dwie przypadkowe usługi administracyjne.

Jako na kolejne etapy jednego procesu sprzedażowego.

Przetarg zaczyna się wcześniej niż w momencie przygotowania formularza ofertowego

Największym błędem jest rozpoczęcie całej pracy dopiero wtedy, gdy interesujące postępowanie już trafi na skrzynkę przedsiębiorcy.

Jeżeli firma chce regularnie zdobywać kontrakty z rynku zamówień, potrzebuje stałego dopływu odpowiednich możliwości.

Nie wszystkich.

Odpowiednich.

To bardzo duża różnica.

Codziennie publikowane są postępowania dotyczące dostaw, usług i robót budowlanych. Oficjalna Platforma e-Zamówienia udostępnia wykonawcom wyszukiwarkę postępowań i Biuletyn Zamówień Publicznych, a także filtry oraz subskrypcje ogłoszeń. eZamówienia

Ale rynek nie kończy się na jednym systemie.

Firmy spotykają również postępowania publikowane na innych platformach zakupowych, w Bazie Konkurencyjności, na stronach przedsiębiorstw, w Biuletynach Informacji Publicznej czy w ramach regulaminów zakupowych poszczególnych organizacji.

Nie każde takie postępowanie jest zamówieniem prowadzonym na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z biznesowego punktu widzenia przedsiębiorcy wszystkie mogą jednak oznaczać to samo:

ktoś właśnie szuka dostawcy.

Wyszukiwanie przetargów to tak naprawdę prospecting

W klasycznej sprzedaży handlowiec zaczyna od znalezienia potencjalnego klienta.

Buduje bazę, szuka osoby decyzyjnej, wykonuje telefon, wysyła wiadomość, rozpoznaje potrzeby i próbuje doprowadzić do rozmowy handlowej.

Rynek przetargowy działa inaczej.

Zamawiający sam publikuje swoje zapotrzebowanie.

Informuje, że potrzebuje komputerów, remontu budynku, usług transportowych, produktów spożywczych, maszyn, szkoleń, sprzątania, części autobusowych albo dowolnej innej dostawy lub usługi.

Często określa również:

• ilość,
• parametry,
• miejsce realizacji,
• termin,
• wymagane doświadczenie,
• sposób wyboru wykonawcy,
• termin składania ofert.

W klasycznej sprzedaży pierwszym problemem jest znalezienie klienta, który być może będzie zainteresowany.

Tutaj zapotrzebowanie już istnieje.

Dlatego wyszukiwanie przetargów warto traktować jako prospecting B2B na rynku zamówień.

Firma nie szuka wtedy instytucji, którą trzeba przekonać do zakupu.

Szuka instytucji, która właśnie ogłosiła zamiar zakupu.

Problemem nie jest znalezienie dużej liczby przetargów

Dobra wyszukiwarka może zwrócić setki wyników.

To jeszcze nie jest sukces.

Jeżeli producent mebli dostaje codziennie 50 powiadomień zawierających słowo „meble”, ale 45 z nich dotyczy produktów, których nie produkuje, lokalizacji, których nie obsługuje albo warunków, których nie spełnia, alert staje się kolejną skrzynką do przeglądania.

Po pewnym czasie nikt już jej dokładnie nie czyta.

Dlatego celem nie powinno być:

„znajdźmy jak najwięcej przetargów”.

Lepszym celem jest:

„znajdźmy możliwie dużo przetargów, które realnie odpowiadają możliwościom tej konkretnej firmy”.

Żeby to zrobić, trzeba najpierw poznać przedsiębiorstwo.

Dobry profil wyszukiwania zaczyna się od zrozumienia firmy

Sama branża to za mało.

„Budownictwo” może oznaczać generalnego wykonawcę budującego obiekty za kilkadziesiąt milionów złotych, ale również firmę zajmującą się elewacjami albo przedsiębiorstwo wykonujące wyłącznie instalacje elektryczne.

„IT” może oznaczać producenta oprogramowania, integratora, sklep komputerowy, firmę od cyberbezpieczeństwa lub wykonawcę sieci.

„Transport” może dotyczyć przewozu osób, transportu ciężarowego, przeprowadzek albo usług kurierskich.

Dlatego profil wyszukiwania powinien uwzględniać przede wszystkim to, co przedsiębiorstwo rzeczywiście może sprzedać.

Znaczenie mają:

• produkty,
• usługi,
• możliwości wykonawcze,
• doświadczenie,
• referencje,
• personel,
• certyfikaty,
• zaplecze techniczne,
• logistyka,
• region działania,
• minimalna opłacalna wartość kontraktu,
• maksymalna skala zamówienia,
• rodzaje postępowań, które firma chce obsługiwać.

Dopiero wtedy można zacząć sensownie filtrować rynek.

Pierwsza analiza powinna odpowiedzieć na jedno pytanie: czy warto iść dalej?

Załóżmy, że znaleźliśmy postępowanie dotyczące produktu idealnie odpowiadającego ofercie klienta.

Nie oznacza to jeszcze automatycznie, że warto przygotowywać ofertę.

Najpierw trzeba odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Czy firma może dostarczyć wymaganą ilość?

Czy mieści się w terminie?

Czy posiada wymagane doświadczenie?

Czy spełnia warunki dotyczące personelu?

Czy wskazany produkt odpowiada parametrom?

Czy wymagane jest wadium?

Czy lokalizacja realizacji jest akceptowalna?

Czy projekt umowy zawiera warunki, które przedsiębiorca może przyjąć?

Czy zostało wystarczająco dużo czasu na przygotowanie oferty?

Tak powinna wyglądać pierwsza kwalifikacja.

W BIDWAY można ją sprowadzić do trzech decyzji:

GO – postępowanie jest odpowiednie.

GO WARUNKOWE – może być odpowiednie, ale trzeba wyjaśnić lub potwierdzić konkretne kwestie.

NO-GO – firma nie spełnia kluczowego wymogu albo udział nie ma uzasadnienia.

Taki filtr pozwala nie tracić czasu na przygotowywanie ofert, które od początku nie miały realnych podstaw.

Dopiero później zaczyna się dokumentacja

Jeżeli zapada decyzja o udziale, rozpoczyna się drugi proces.

I tutaj bardzo często przedsiębiorca po raz pierwszy widzi rzeczywistą skalę formalności.

W jednym postępowaniu mogą wystarczyć dwa dokumenty.

W drugim pojawiają się:

• formularz ofertowy,
• formularz cenowy,
• oświadczenie o braku podstaw wykluczenia,
• wykaz dostaw,
• wykaz usług,
• wykaz robót,
• referencje,
• dokumenty pracowników,
• certyfikaty,
• karty katalogowe,
• zaświadczenia,
• pełnomocnictwo,
• dokumenty dotyczące produktów,
• dodatkowe załączniki.

Kluczowe jest jednak nie to, ile dokumentów istnieje, ale które z nich naprawdę trzeba złożyć w danym momencie.

Nie każdy dokument składa się razem z ofertą

To jedna z kwestii, która sprawia przedsiębiorcom dużo problemów.

Dokumentacja może dzielić wymagania na różne etapy.

Jedne dokumenty są obowiązkowe razem z ofertą.

Inne mogą być wymagane później.

Jeszcze inne dotyczą tylko określonego rodzaju wykonawcy.

Przykładowo dokument może być potrzebny wyłącznie wtedy, gdy firma korzysta z podwykonawcy albo powołuje się na zasoby innego podmiotu.

Jeżeli nie rozdzieli się tych wymagań, przedsiębiorca albo czegoś nie złoży, albo poświęci czas na kompletowanie materiałów, które w danym momencie nie były potrzebne.

Dlatego przygotowanie dokumentacji powinno zaczynać się od stworzenia prostej mapy:

z ofertą / na wezwanie / warunkowo.

Wtedy cały proces staje się znacznie bardziej przejrzysty.

Formularz ofertowy to dopiero wierzchołek dokumentacji

Na pierwszy rzut oka przygotowanie oferty może wyglądać prosto.

Nazwa firmy.

NIP.

Cena.

Podpis.

W praktyce formularz często zawiera również oświadczenia dotyczące warunków realizacji, terminu, podwykonawców, związania ofertą, akceptacji projektu umowy czy spełnienia innych wymagań.

To oznacza, że nie powinien być uzupełniany automatycznie.

Jeżeli wykonawca oświadcza, że akceptuje konkretny warunek, powinien wiedzieć, co rzeczywiście akceptuje.

Dlatego dokumenty ofertowe trzeba czytać łącznie z pozostałymi załącznikami.

Projekt umowy jest równie ważny jak opis zamówienia

Wykonawca naturalnie koncentruje się na tym, co musi dostarczyć.

Jednak dopiero projekt umowy pokazuje często, na jakich warunkach będzie musiał to zrobić.

Może znaleźć się tam:

• termin płatności,
• sposób odbioru,
• kary umowne,
• możliwość zmiany zakresu,
• wymagania dotyczące reklamacji,
• termin wymiany wadliwego produktu,
• warunki odstąpienia,
• zasady waloryzacji,
• obowiązki związane z personelem,
• odpowiedzialność wykonawcy.

Cena może być bardzo dobra, a kontrakt nadal może być nieatrakcyjny, jeżeli warunki realizacyjne są niekorzystne dla konkretnej firmy.

Dlatego przygotowanie dokumentacji nie powinno polegać na mechanicznym wpisywaniu danych do plików.

Najpierw trzeba wiedzieć, co firma podpisuje.

Dużym źródłem problemów są doświadczenie i referencje

Zamawiający może wymagać wykonania w określonym okresie konkretnych dostaw, usług albo robót.

Nie wystarczy wtedy napisać:

„firma ma dziesięć lat doświadczenia”.

Liczy się to, czy konkretne wcześniejsze realizacje odpowiadają warunkowi wskazanemu w dokumentacji.

Przykładowo wymaganie może dotyczyć:

• dwóch dostaw o określonej wartości,
• jednej roboty budowlanej obejmującej konkretny zakres,
• usługi wykonanej dla określonej liczby osób,
• kontraktu o konkretnych parametrach technicznych.

Wtedy trzeba przejrzeć rzeczywiste realizacje firmy, wybrać te, które mogą potwierdzić warunek, i przygotować odpowiedni wykaz.

Jeżeli wymagane są dowody prawidłowego wykonania, trzeba również sprawdzić, co firma faktycznie posiada.

Nie można stworzyć referencji ani doświadczenia, którego nie było.

Można natomiast prawidłowo wykorzystać doświadczenie, które przedsiębiorstwo już zdobyło.

Podobnie wygląda sytuacja z personelem

W niektórych postępowaniach kluczowy jest nie sam wykonawca, ale osoby skierowane do realizacji.

Zamawiający może wymagać konkretnego:

• wykształcenia,
• uprawnienia,
• doświadczenia zawodowego,
• certyfikatu,
• liczby wykonanych projektów.

To występuje szczególnie często w usługach specjalistycznych, szkoleniach, budownictwie, projektowaniu, IT i zamówieniach technicznych.

Wtedy przed złożeniem oferty trzeba zestawić wymagania dokumentacji z rzeczywistymi kwalifikacjami zespołu.

Dopiero później przygotowuje się wykaz.

W dostawach coraz częściej najwięcej pracy jest po stronie technicznej

Firma może posiadać właściwy produkt, ale Zamawiający chce to zobaczyć w dokumentach.

Pojawiają się więc:

• karty katalogowe,
• dokumentacja producenta,
• deklaracje zgodności,
• certyfikaty,
• atesty,
• specyfikacje,
• porównania parametrów.

Szczególnie dokładnie trzeba pracować przy produktach równoważnych.

Jeżeli Zamawiający określi minimalne parametry, samo stwierdzenie „produkt jest równoważny” nie powinno zastępować realnego potwierdzenia wymagań.

Każdy parametr należy porównać z dokumentacją oferowanego produktu.

Kolejnym ryzykiem są zmiany publikowane w trakcie postępowania

Oferta może być przygotowana idealnie według dokumentacji pobranej pierwszego dnia i mimo tego stać się nieaktualna.

Dlaczego?

Bo Zamawiający może później:

• odpowiedzieć na pytania,
• zmienić wymaganie,
• poprawić formularz,
• przedłużyć termin,
• zmienić ilości,
• opublikować nową wersję załącznika.

Na Platformie e-Zamówienia wykonawcy mają dostęp nie tylko do postępowań i ogłoszeń, ale proces przewiduje również publikowanie kolejnych informacji i dokumentów dotyczących prowadzonych spraw. eZamówienia

Dlatego obsługa przetargu nie kończy się w chwili pobrania dokumentów.

Trzeba monitorować postępowanie aż do złożenia oferty.

Dobra organizacja wygląda jak proces produkcyjny

Najbardziej efektywna obsługa przetargów nie powinna za każdym razem zaczynać się od chaosu.

Można ją uporządkować.

Najpierw pojawia się postępowanie.

Następnie:

1. Dopasowanie do firmy.

2. Analiza zakresu.

3. Decyzja GO / NO-GO.

4. Lista dokumentów.

5. Dane i decyzje po stronie klienta.

6. Przygotowanie formularzy.

7. Weryfikacja dokumentów źródłowych.

8. Kontrola formalna.

9. Sprawdzenie aktualizacji postępowania.

10. Podpis i złożenie oferty.

Kiedy proces jest powtarzalny, firma nie musi za każdym razem od nowa zastanawiać się, od czego zacząć.

Właśnie dlatego wyszukiwanie i dokumentacja powinny działać razem

Jeżeli przedsiębiorca tylko wyszukuje przetargi, szybko może dojść do punktu, w którym ma dużo możliwości, ale za mało czasu na ich obsługę.

Jeżeli korzysta tylko z przygotowania dokumentacji, nadal musi samodzielnie znajdować wszystkie możliwości.

Połączenie obu funkcji tworzy pełniejszy model.

BIDWAY szuka postępowania.

Analizuje je.

Firma podejmuje decyzję biznesową.

BIDWAY przygotowuje stronę formalną.

Firma ustala cenę i potwierdza możliwość wykonania.

Oferta zostaje przygotowana i złożona.

To właśnie oznacza potraktowanie przetargów jako kanału sprzedaży, a nie pojedynczych wydarzeń pojawiających się przypadkiem.

Przedsiębiorca nadal odpowiada za biznes

Outsourcing formalności nie oznacza oddania kontroli nad firmą.

To przedsiębiorca decyduje:

• za ile chce sprzedać,
• czy kontrakt jest rentowny,
• jaki produkt zaoferować,
• czy posiada odpowiednią dostępność,
• czy zaakceptuje termin,
• czy jest w stanie wykonać zamówienie,
• jakie ryzyko biznesowe chce podjąć.

BIDWAY może natomiast przejąć dużą część tego, co otacza te decyzje:

• wyszukiwanie,
• analizę dokumentacji,
• kontrolę warunków,
• przygotowanie formularzy,
• przygotowanie oświadczeń,
• kompletowanie dokumentacji,
• pełnomocnictwo,
• kontakt formalny,
• pilnowanie terminów,
• przygotowanie procesu złożenia oferty.

Taki podział ma sens, ponieważ osoba prowadząca hurtownię części autobusowych powinna koncentrować się na znalezieniu odpowiedniej części i policzeniu marży.

Firma budowlana powinna wiedzieć, ile kosztuje wykonanie robót.

Firma informatyczna powinna ocenić, czy spełni wymagania techniczne.

Formalny proces przetargowy można natomiast uporządkować i wyspecjalizować.

Przetargi nie powinny działać od przypadku do przypadku

Firma, która składa jedną ofertę raz na pół roku, może rzeczywiście traktować każdy przetarg jak osobny projekt.

Jeżeli jednak zamówienia mają być realnym źródłem sprzedaży, potrzebna jest regularność.

Regularne wyszukiwanie.

Regularna kwalifikacja możliwości.

Regularne składanie ofert.

Analiza wyników.

Budowanie doświadczenia.

Z czasem przedsiębiorstwo coraz lepiej rozumie również swoją pozycję na tym rynku.

Widzi, które postępowania są dla niego najbardziej atrakcyjne, przy jakich kryteriach może skutecznie konkurować, jakich kontraktów powinno unikać i które dokumenty warto mieć przygotowane wcześniej.

To jest moment, w którym zamówienia przestają być dodatkiem i zaczynają działać jak uporządkowany kanał sprzedaży.

BIDWAY – od znalezienia możliwości do gotowej oferty

BIDWAY został zbudowany właśnie wokół tego procesu.

Nie chcemy ograniczać działalności do przygotowania pojedynczego formularza ani do przesyłania przedsiębiorcy automatycznych alertów.

Wartość powstaje wtedy, gdy oba elementy zostają połączone.

Najpierw trzeba znaleźć właściwy kontrakt.

Później sprawdzić, czy firma może go zrealizować.

Następnie przygotować dokumentację.

Na końcu prawidłowo złożyć ofertę.

Schemat jest prosty:

Wyszukiwanie → analiza → decyzja → dokumentacja → oferta → złożenie → wynik.

Po stronie przedsiębiorcy pozostaje to, co najważniejsze biznesowo:

produkt, usługa, cena i realizacja.

W ten sposób przetargi mogą stać się czymś więcej niż kolejną formalnością.

Mogą stać się kolejnym źródłem klientów.

Znajdujemy przetargi. Ty rozwijasz biznes.